A Inteligência Artificial está deixando de ser apenas uma ferramenta utilizada para criar textos, imagens ou responder perguntas. Cada vez mais, ela começa a fazer parte das ferramentas que as empresas já utilizam diariamente.
Dentro do Microsoft 365, essa transformação também está acontecendo.
O SharePoint, utilizado por milhares de empresas para armazenar documentos, organizar informações e criar ambientes internos de colaboração, está ganhando novos recursos integrados ao Microsoft 365 Copilot.
Na prática, isso pode mudar significativamente a maneira como as empresas encontram, organizam e utilizam suas próprias informações.
O SharePoint vai muito além de armazenar arquivos
Muitas empresas ainda enxergam o SharePoint apenas como um local para armazenar documentos na nuvem.
Mas a plataforma pode funcionar como uma verdadeira central de informações corporativas.
Por meio dela, uma empresa pode criar bibliotecas de documentos, sites internos, listas, páginas, áreas para departamentos e projetos, além de controlar quem pode visualizar, editar ou compartilhar determinadas informações.
Com a chegada de novos recursos de Inteligência Artificial, todo esse conteúdo passa a ter ainda mais possibilidades de utilização.
Onde entra a Inteligência Artificial?
A integração entre SharePoint e Microsoft 365 Copilot permite utilizar Inteligência Artificial para trabalhar com informações que já fazem parte do ambiente da empresa.
Um dos exemplos são os agentes do SharePoint.
Esses agentes podem utilizar sites, páginas e documentos armazenados no SharePoint como fontes de conhecimento para responder perguntas e auxiliar os usuários a encontrar informações.
Imagine uma empresa que possui centenas ou milhares de documentos armazenados em diferentes bibliotecas.
Em vez de procurar manualmente entre diversas pastas e arquivos, o usuário poderá fazer perguntas relacionadas ao conteúdo disponível e utilizar a Inteligência Artificial para ajudá-lo a localizar e compreender essas informações.
Imagine perguntar para a própria empresa
Um funcionário poderia precisar descobrir:
“Qual é o procedimento para solicitar férias?”
“Onde está o modelo atualizado da proposta comercial?”
“Quais são as orientações para atendimento de um novo cliente?”
“O que está previsto neste procedimento interno?”
Se essas informações estiverem corretamente armazenadas e organizadas no SharePoint, a Inteligência Artificial pode ajudar o usuário a chegar até a resposta de maneira muito mais rápida.
É uma mudança importante.
Em vez de a IA conhecer apenas informações disponíveis publicamente, ela passa a poder trabalhar também com o conhecimento interno da organização, respeitando as configurações e permissões existentes no ambiente Microsoft 365.
A IA também está chegando à criação de conteúdo no SharePoint
As novidades não ficam somente na pesquisa de informações.
A Microsoft também vem incorporando recursos do Copilot à própria criação e organização de conteúdo dentro do SharePoint.
Com linguagem natural, é possível utilizar IA como apoio na criação de páginas, sites e outros conteúdos, além de trabalhar com informações existentes em listas e bibliotecas.
Isso reduz algumas tarefas manuais e pode facilitar a construção de ambientes internos mais organizados.
A tendência é que o SharePoint deixe cada vez mais de ser apenas um local onde a empresa guarda informações e passe a ser também um ambiente onde essas informações podem ser consultadas, relacionadas e utilizadas de maneira inteligente.
Mas existe um ponto muito importante: as permissões
Toda essa facilidade também aumenta a importância de manter o ambiente corretamente organizado.
A Inteligência Artificial não deve significar acesso irrestrito às informações da empresa.
Os agentes e recursos do Microsoft 365 trabalham dentro das permissões existentes. Dessa forma, um usuário não deve receber por meio da IA acesso a um documento que normalmente não possui autorização para visualizar.
Isso torna ainda mais importante revisar periodicamente:
- permissões de usuários e grupos;
- compartilhamentos internos e externos;
- estrutura das bibliotecas;
- organização dos documentos;
- acessos concedidos a sites;
- informações antigas ou duplicadas.
Quanto mais organizada estiver a estrutura de informações da empresa, melhor será a base disponível para utilização dos novos recursos.
Inteligência Artificial também exige organização
Existe uma ideia equivocada de que basta adicionar Inteligência Artificial para resolver problemas de organização.
Na prática, acontece justamente o contrário.
Se uma empresa possui documentos duplicados, arquivos antigos, permissões inadequadas e informações espalhadas sem nenhum padrão, a IA continuará trabalhando sobre esse ambiente desorganizado.
Por isso, antes mesmo de pensar em utilizar todos os novos recursos disponíveis, vale fazer uma pergunta:
As informações da sua empresa estão organizadas para a era da Inteligência Artificial?
A qualidade da informação continua sendo fundamental.
O futuro do trabalho dentro do Microsoft 365
A integração entre Inteligência Artificial, SharePoint e Microsoft 365 mostra uma direção bastante clara.
Encontrar um documento, consultar um procedimento, localizar uma informação ou compreender dados internos tende a exigir cada vez menos navegação manual entre pastas, sites e sistemas.
A interação passa gradualmente a acontecer por meio de perguntas e comandos em linguagem natural.
Isso não elimina a necessidade de organizar documentos ou administrar corretamente o ambiente.
Pelo contrário.
Quanto mais inteligente se torna a tecnologia, mais importante se torna a gestão das informações que alimentam essa tecnologia.
